Why are 10-minute meetings so effective ?

 

Recommended Reading: The SURPRISING SCIENCE OF MEETINGS BY Steven G. Rogelberg

Why do Steven write this book?  Who should read this book?

• Meetings are crucial for teamwork and organization, but they consume significant time and cost over $250 billion annually. The author aims to improve meetings through research and evidence-based methods, promoting efficiency, productivity, innovation, employee engagement, and better communication.
• This book is written for individuals leading meetings, learning and development professionals, and HR leaders to change the meeting culture at their organization.

Why are we having so many meetings?

• Meetings at work are often a result of societal and organizational changes, such as democratization and democratization. Leaders may overuse meetings due to personal proclivities, but they are a key mechanism to express values like employee inclusion, empowerment, and engagement.
• As organizations become flatter and less hierarchical, meetings are essential for bringing people together, promoting discussion, synergy, and learning. A senior executive from a pharmaceutical company believes that the abundance of meetings is a cultural tax for an inclusive, learning environment. While eliminating meetings is a false goal, it's important to consider the cost and return on investment.

How much do the meetings cost ?

• Meeting cost is calculated by dividing time by attendee's hourly salary, with corporate estimates suggesting 15% of personnel budget is spent on meetings. However, these estimates underestimate direct costs like space, equipment, and travel, and do not consider indirect costs like opportunity and psychological costs. Few resources are allocated for assessing and improving meetings.

What exactly is meeting science?

• Meeting science, the study of meetings, examines their pre-, during, and after events, examining topics such as pre-meeting talk, lateness, meeting design, meeting processes, decision-making, cohesion, and meeting success predictors. Using various methodologies, such as field survey studies, lab studies, and experimental research involving confederates, meeting science can be used to improve meetings by understanding different aspects and answering questions.
• Meetings are often criticized for their lack of purpose and impact on the human race, but the science of meetings suggests they are essential for meeting critical needs and fostering a sense of inclusion, support, and community.
• Meetings help employees build attachments, connect in a human way, and create a shared understanding of organizational life. They also foster commitment to goals and initiatives, bring individuals together as a coherent whole, and serve as stages for leaders to share their visions. Meetings are also a form of localized democracy where ideas and innovation can emerge through employee participation.

What is the Wobegon Effect? What exactly is meeting skills development?

• The Lake Wobegon Effect, a phenomenon where people believe they are above average in various aspects of life, has been linked to poor leadership skills in meetings. This inflated perception can lead to a blind spot that prevents individuals from developing, improving, honing, and maximizing their ability to lead meetings.
• It is crucial to recognize the risk that poor meeting leadership skills will beget poor meeting leadership skills in others. To promote accurate self-awareness of meeting skills, it is essential to align the image in the mirror with reality and aspire to see the target image in the mirror.
• This can be achieved by focusing on self-awareness and recognizing the importance of meeting leadership in the workplace. The Lake Wobegon Effect, a phenomenon where people believe they are above average in various aspects of life, has been linked to poor leadership skills in meetings.
• To promote accurate self-awareness of meeting skills, it is essential to align the image in the mirror with reality and aspire to see the target image in the mirror. This can be achieved by focusing on self-awareness and recognizing the importance of meeting leadership in the workplace.

 How can we develop excellent meeting skills?

• Leaders can improve their meetings by observing their own meetings. They should identify signs of poor leadership, such as multitasking, side conversations, dominating discussions, or a lack of relevance. These indicators can indicate a lack of leadership skills, a lack of a psychologically safe setting, or insufficient facilitation. By focusing on these aspects, leaders can enhance their meetings' effectiveness.

How does servant leadership promote successful meetings management?

• Servant leadership is a facilitation style that promotes effective communication and collaboration in meetings. It involves time management, active listening, conflict management, active participation, and pushing for consensus.
• Time management involves tracking time and pacing the meeting effectively, while active listening helps clarify and summarize the discussion.
• Conflict management encourages conflict and actively manages it to benefit performance and decision-making.
•  Active participation involves drawing out input from others, using body language and transition statements to keep attendees engaged.
• Pushing for consensus tests for agreement and consensus without unduly pushing for it. Servant-and-giver leaders are honest brokers of the conversation and do not privilege their viewpoint or ideas.

Why does 48 minutes meetings are more productive than 60 minutes?

• IBM founder Thomas J. Watson's slogan, "Think," can be applied to determining meeting times. Meeting leaders should consider factors such as goals, attendees, and past meetings. Incorporating feedback can help establish time limits. Scheduling meetings with odd lengths can attract attention and curiosity. Yerkes-Dodson law, which maps the relationship between stress and performance, can be used to reduce meeting times by 5-10%. This approach can help maintain a healthy work environment and reduce tardiness.

What are super speedy meetings?

• A ten- or fifteen-minute meeting is a common tool for leaders in high-stakes workplaces, such as military, emergency, and hospital settings. These meetings are often used to debrief or reflect on events or occurrences, and research supports their ability to enhance individual and team performance and safety behaviors. Short meetings with a focused agenda, facilitated effectively, can have tremendously positive effects. They align with research on limited human attention spans and fatigue. Companies like Percolate, Marissa Mayer, and RSC Bio Solutions are adopting these short meetings to be more responsive to employee needs, make scheduling easier, and promote success.

What’s  Parkinson’s law?

• Parkinson’s law suggests that work expands to whatever time is allotted, so consider choosing the length of meetings based on goals, agenda, and attendees. Consider shortening regular meetings by five to ten minutes, creating added pressure, making attendees more effective, and reducing lateness. Implement daily or weekly short meetings or huddles with a focused agenda and concise interaction among attendees. However, keep in mind that certain emergent topics may need dedicated meeting time outside the huddle context, and always start and end these meetings on time to maximize effectiveness and attendees' satisfaction.

What's on the agenda for the meeting? How do you plan it?

• Agenda construction in meetings should include key risk identification, metrics assessment, process evaluation, improvement discussions, information dissemination, strategy activities, problem-solving, learnings, celebrations, forecasting, new opportunities, dialogue, budget planning, talent issues, and presenting new products or ideas. Employee input is also important as meetings are shared experiences, and it's crucial to allow all parties to have some level of input. Research supports the notion of "voice" in work-related activities, as employees feel a greater sense of commitment and identification with the team and organization.
• To include employee input, send an email three to five days before the meeting asking for topics to include. However, keep in mind that you are ultimately in charge of the meeting and should consider the suggestions. If a suggestion is not a good agenda item, address it outside the meeting or move it to a future meeting.
• After identifying potential topics and goals, reflect on their importance and value beyond opportunity costs. Drop content that doesn't make the cut or is only relevant to a small subset of attendees.
• Research shows that having a meeting agenda does not necessarily lead to more effective meetings. To be effective, agenda planning needs to be intentional and approached with care. Tailoring the agenda to the team's needs and increasing accountability can be achieved by reaching out to attendees for agenda items. Time allocation should be made on a meeting-by-meeting basis and assigning "owners" to agenda items can increase accountability. Keep agendas fresh, include time allocations, move status updates towards the end, and assign ownership to non-participating employees.

What’s a walking meeting?

• Walking meetings are mobile meetings designed for two to three individuals, with many companies embracing this practice. Research supports the practice, as walking is healthy, with health benefits such as less heart disease, weight control, decreased risk for cancers and dementia, lower cholesterol, and strengthened bones and muscles. Walking meetings also have a link between outdoor exercise and well-being, with studies showing increased energy, focus, and engagement after 90 days.
• Walking meetings have been found to increase focus and creativity, with 8.5% more likely to report high levels of engagement and creativity. Stanford University researchers conducted a study examining the link between walking and creativity, finding that walking outside yielded the greatest positive creativity boost across all four conditions.

What’s a standing meeting?

• Standing meetings can be a healthier alternative to traditional meetings, as they are less time-consuming and more effective in promoting collaboration and engagement. Studies have shown that sitting for extended periods can lead to higher blood pressure, increased cholesterol, and cardiovascular disease. However, standing meetings can also be more effective in reducing fatigue and promoting a more inclusive environment.
• An experimental study by Allen Bluedorn and colleagues found that sitting meetings took 34% longer than standing meetings, but the same quality was achieved in much less time. Additionally, standing meetings resulted in better collaboration, less possessiveness of ideas, and greater engagement.
• When implementing standing meetings, it is important to be sensitive to meeting length and to consider any differences in physical stature among attendees. Providing stools to perch on without a table can help prevent intimidation.
• Incorporating variety into meetings can help maintain a unique and enjoyable experience. While it may seem like a stale routine, it is essential to consider the potential benefits and adapt to the unique needs of your team.

Why should you pay attention to emotions in meetings?

• Leaders can influence the mood of meetings by creating a separation between attendees' activities before and during the meeting. Techniques include greeting, offering snacks, and playing music.
•  Discourage multitasking and start the meeting on the right foot with a purposeful opening statement, recognizing group accomplishments, and reminding attendees of meeting values. Various approaches, such as clicker quizzes, advanced role-playing, partner discussions, and stretching, can promote good energy and mindfulness.

Why is brainwriting such an effective method in meetings?

• Brainwriting is a technique that uses silence to generate and prioritize ideas in meetings. It involves sharing written ideas in parallel, allowing attendees to participate in parallel without taking turns. The process requires a facilitator to manage the process and remind everyone to respect silence.
•  Brainwriting has been proven to generate a wide range of content, satisfaction, and participation levels, with a recent study showing that it produces 20% more ideas and 42% more original ideas compared to traditional brainstorming approaches. Brainwriting can take on various forms depending on specific needs, but all share the potential to yield unfiltered ideas without compromising peace and goodwill.
• Simplified Brainwriting with Voting is a simple yet impactful version of brainwriting, where attendees answer a prompt on paper tied to the meeting goal. This method allows for individual responses to be untainted by others or their responses. Another variation is to encourage attendees to interact with written ideas to create more ideas.

What are remote meetings?

• New technologies are significantly impacting meetings, enabling remote attendees to present through video or virtual reality, facilitate instantaneous content transfer, and promote simultaneous content creation. However, the fundamental nature of meetings remains unchanged, with the core components remaining the same as in the nineteenth century. One technology-related meeting situation requires a different approach, where all or some attendees are calling in.
• This type of meeting is primed for failure due to the lack of visual cues, which can lead to social loafing and communication challenges.
• Remote attendees can blend into the background, blending into the background with well-placed comments. This lack of engagement is counterproductive to the meeting, as it can lead to interruptions, difficulty finding a communication rhythm, and potential misinterpretations.
• The lack of visual cues and poor connection quality further undermine the richness of communication and the ability of attendees to coordinate their communications. Therefore, fundamental changes in how meetings are led are needed to address these challenges.

اقتراحات للقراءة: العلم المفاجئ للاجتماعات بقلم ستيفن جي روجلبرغ

لماذا يكتب ستيفن هذا الكتاب؟ من يجب أن يقرأ هذا الكتاب؟

الاجتماعات ضرورية للعمل الجماعي والتنظيم ، لكنها تستهلك وقتا كبيرا وتكلف أكثر من 250 مليار دولار سنويا. يهدف المؤلف إلى تحسين الاجتماعات من خلال البحث والأساليب القائمة على الأدلة ، وتعزيز الكفاءة والإنتاجية والابتكار ومشاركة الموظفين وتحسين التواصل.

تمت كتابة هذا الكتاب للأفراد الذين يقودون الاجتماعات والمتخصصين في التعلم والتطوير وقادة الموارد البشرية لتغيير ثقافة الاجتماعات في مؤسستهم.

لماذا نعقد الكثير من الاجتماعات؟

غالبا ما تكون الاجتماعات في العمل نتيجة للتغيرات المجتمعية والتنظيمية . قد يفرط القادة في استخدام الاجتماعات بسبب الميول الشخصية ، لكنها آلية رئيسية للتعبير عن قيم مثل إدماج الموظفين وتمكينهم ومشاركتهم.

نظرا لأن المنظمات أصبحت أكثر تملقا وأقل هرمية ، فإن الاجتماعات ضرورية لجمع الناس معا ، وتعزيز المناقشة والتآزر والتعلم. يعتقد مسؤول تنفيذي كبير من شركة أدوية أن وفرة الاجتماعات هي ضريبة ثقافية لبيئة تعليمية شاملة. في حين أن إلغاء الاجتماعات هو هدف خاطئ ، فمن المهم مراعاة التكلفة والعائد على الاستثمار.

كم تكلفة الاجتماعات؟

يتم حساب تكلفة الاجتماع بقسمة الوقت على راتب الحضور بالساعة ، حيث تشير تقديرات الشركة إلى إنفاق 15٪ من ميزانية الموظفين على الاجتماعات. ومع ذلك ، فإن هذه التقديرات تقلل من تقدير التكاليف المباشرة مثل المساحة والمعدات والسفر ، ولا تأخذ في الاعتبار التكاليف غير المباشرة مثل الفرصة البديلة والتكاليف النفسية. ولا تخصص سوى موارد قليلة لتقييم الاجتماعات وتحسينها.

ما هو بالضبط علم الاحتماعات؟

علم الاجتماعات ، دراسة الاجتماعات ، يفحص الأحداث قبل وأثناء وبعد الأحداث ، ويدرس موضوعات مثل الحديث قبل الاجتماع ، والتأخير ، وتصميم الاجتماعات ، وعمليات الاجتماعات ، واتخاذ القرار ، والتماسك ، وتنبؤات نجاح الاجتماع. باستخدام منهجيات مختلفة ، مثل دراسات المسح الميداني والدراسات المعملية والبحوث التجريبية التي تشمل الكونفدراليات ، يمكن استخدام علم الاجتماعات لتحسين الاجتماعات من خلال فهم الجوانب المختلفة والإجابة على الأسئلة.

غالبا ما يتم انتقاد الاجتماعات بسبب افتقارها إلى الهدف والتأثير على الجنس البشري ، لكن علم الاجتماعات يشير إلى أنها ضرورية لتلبية الاحتياجات الحرجة وتعزيز الشعور بالاندماج والدعم والمجتمع.

تساعد الاجتماعات الموظفين على بناء المرفقات والتواصل بطريقة إنسانية وخلق فهم مشترك للحياة التنظيمية. كما أنها تعزز الالتزام بالأهداف والمبادرات ، وتجمع الأفراد معا ككل متماسك ، وتعمل كمراحل للقادة لتبادل رؤاهم. الاجتماعات هي أيضا شكل من أشكال الديمقراطية المحلية حيث يمكن أن تظهر الأفكار والابتكار من خلال مشاركة الموظفين.

ما  هو تأثير ووبيغون؟ ما هو بالضبط تنمية مهارات الاجتماع؟

تم ربط تأثير بحيرة Wobegon ، وهي ظاهرة يعتقد فيها الناس أنهم فوق المتوسط في مختلف جوانب الحياة ، بضعف مهارات القيادة في الاجتماعات. يمكن أن يؤدي هذا التصور المتضخم إلى نقطة عمياء تمنع الأفراد من تطوير وتحسين  وتعظيم قدرتهم على قيادة الاجتماعات.

من الأهمية  إدراك خطر أن يؤدي ضعف مهارات قيادة الاجتماعات إلى ضعف مهارات قيادة الاجتماعات لدى الآخرين. لتعزيز الوعي الذاتي الدقيق لمهارات الاجتماع ، من الضروري محاذاة الصورة في المرآة مع الواقع والتطلع إلى رؤية الصورة المستهدفة في المرآة.

يمكن تحقيق ذلك من خلال التركيز على الوعي الذاتي والاعتراف بأهمية مقابلة القيادة في مكان العمل.تم ربط تأثير بحيرة Wobegon ، وهي ظاهرة يعتقد فيها الناس أنهم فوق المتوسط في مختلف جوانب الحياة ، بضعف مهارات القيادة في الاجتماعات.

لتعزيز الوعي الذاتي الدقيق لمهارات الاجتماع ، من الضروري محاذاة الصورة في المرآة مع الواقع والتطلع إلى رؤية الصورة المستهدفة في المرآة. يمكن تحقيق ذلك من خلال التركيز على الوعي الذاتي والاعتراف بأهمية مقابلة القيادة في مكان العمل.

 كيف يمكننا تطوير مهارات اجتماعات ممتازة؟

يمكن للقادة تحسين اجتماعاتهم من خلال مراقبة اجتماعاتهم الخاصة. يجب عليهم تحديد علامات القيادة السيئة ، مثل تعدد المهام ، أو المحادثات الجانبية ، أو المناقشات المهيمنة ، أو عدم الأهمية. يمكن أن تشير هذه المؤشرات إلى نقص المهارات القيادية ، أو عدم وجود بيئة آمنة نفسيا ، أو عدم كفاية التيسير. ومن خلال التركيز على هذه الجوانب، يمكن للقادة تعزيز فعالية اجتماعاتهم.

كيف تعزز القيادة الخادمة إدارة الاجتماعات الناجحة؟

القيادة الخادمة هي أسلوب تيسير يعزز التواصل والتعاون الفعال في الاجتماعات. إنه ينطوي على إدارة الوقت ، والاستماع الفعال ، وإدارة الصراع ، والمشاركة النشطة ، والضغط من أجل توافق الآراء.

تتضمن إدارة الوقت تتبع الوقت وسرعة الاجتماع بشكل فعال ، بينما يساعد الاستماع النشط في توضيح المناقشة وتلخيصها.

تشجع إدارة الصراع الصراع وتديره بنشاط لصالح الأداء وصنع القرار.

تتضمن المشاركة النشطة استخلاص مدخلات من الآخرين ، باستخدام لغة الجسد وبيانات الانتقال للحفاظ على تفاعل الحضور.

الضغط من أجل اختبارات الإجماع للاتفاق والإجماع دون الضغط من أجل ذلك دون مبرر. القادة الخادمون والمعطاون هم وسطاء صادقون للمحادثة ولا يميزون وجهة نظرهم أو أفكارهم.

لماذا تكون الاجتماعات التي تستغرق 48 دقيقة أكثر إنتاجية من 60 اجتماعا؟

يمكن تطبيق شعار مؤسس IBM Thomas J. Watson ، "Think" ، لتحديد أوقات الاجتماعات. يجب على قادة الاجتماع مراعاة عوامل مثل الأهداف والحضور والاجتماعات السابقة. يمكن أن يساعد دمج التعليقات في وضع حدود زمنية. يمكن أن تجذب جدولة الاجتماعات ذات الأطوال الفردية الانتباه والفضول. يمكن استخدام قانون Yerkes-Dodson ، الذي يحدد العلاقة بين الإجهاد والأداء ، لتقليل أوقات الاجتماعات بنسبة 5-10٪. يمكن أن يساعد هذا النهج في الحفاظ على بيئة عمل صحية وتقليل التأخير.

ما هي الاجتماعات فائقة السرعة؟

يعد الاجتماع الذي يستغرق عشر أو خمس عشرة دقيقة أداة شائعة للقادة في أماكن العمل عالية المخاطر ، مثل الأماكن العسكرية والطوارئ والمستشفيات. غالبا ما تستخدم هذه الاجتماعات لاستخلاص المعلومات أو التفكير في الأحداث أو الأحداث ، وتدعم الأبحاث قدرتها على تعزيز الأداء الفردي والجماعي وسلوكيات السلامة. ويمكن أن يكون للاجتماعات القصيرة ذات جدول الأعمال المركز، التي يتم تيسيرها بشكل فعال، آثار إيجابية هائلة. إنها تتماشى مع الأبحاث حول فترات الانتباه البشرية المحدودة والتعب. تتبنى شركات مثل Percolate و Marissa Mayer و RSC Bio Solutions هذه الاجتماعات القصيرة لتكون أكثر استجابة لاحتياجات الموظفين ، وتجعل الجدولة أسهل ، وتعزز النجاح.

ما هو قانون باركنسون؟

يقترح قانون باركنسون أن العمل يتوسع إلى أي وقت مخصص ، لذا فكر في اختيار مدة الاجتماعات بناء على الأهداف وجدول الأعمال والحضور. ضع في اعتبارك تقصير الاجتماعات العادية بمقدار خمس إلى عشر دقائق ، مما يخلق ضغطا إضافيا ، ويجعل الحاضرين أكثر فعالية ، ويقلل من التأخير. قم بتنفيذ اجتماعات أو تجمعات قصيرة يومية أو أسبوعية مع جدول أعمال مركز وتفاعل موجز بين الحضور. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن بعض الموضوعات الناشئة قد تحتاج إلى وقت مخصص للاجتماع خارج سياق التجمع ، وابدأ دائما هذه الاجتماعات وأنهاها في الوقت المحدد لتحقيق أقصى قدر من الفعالية ورضا الحضور.

ماذا يوجد على جدول أعمال الاجتماع؟ كيف تخطط لذلك؟

يجب أن يتضمن بناء جدول الأعمال في الاجتماعات تحديد المخاطر الرئيسية ، وتقييم المقاييس ، وتقييم العملية ، ومناقشات التحسين ، ونشر المعلومات ، والأنشطة الاستراتيجية ، وحل المشكلات ، والتعلم ، والاحتفالات ، والتنبؤ ، والفرص الجديدة ، والحوار ، وتخطيط الميزانية ، وقضايا المواهب ، وتقديم منتجات أو أفكار جديدة. تعد مدخلات الموظفين مهمة أيضا لأن الاجتماعات عبارة عن تجارب مشتركة ، ومن الأهمية بمكان السماح لجميع الأطراف بالحصول على مستوى معين من المدخلات. تدعم الأبحاث مفهوم "الصوت" في الأنشطة المتعلقة بالعمل ، حيث يشعر الموظفون بإحساس أكبر بالالتزام والتماهي مع الفريق والمنظمة.

لتضمين مدخلات الموظفين ، أرسل بريدا إلكترونيا قبل ثلاثة إلى خمسة أيام من الاجتماع لطلب الموضوعات المراد تضمينها. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أنك المسؤول النهائي عن الاجتماع ويجب أن تفكر في الاقتراحات. إذا لم يكن الاقتراح بندا جيدا في جدول الأعمال ، فقم بمعالجته خارج الاجتماع أو نقله إلى اجتماع مستقبلي.

بعد تحديد الموضوعات والأهداف المحتملة ، فكر في أهميتها وقيمتها بما يتجاوز تكاليف الفرصة البديلة. قم بإسقاط المحتوى الذي لا يتم قطعه أو يكون ذا صلة فقط بمجموعة فرعية صغيرة من الحاضرين.

تظهر الأبحاث أن وجود جدول أعمال للاجتماع لا يؤدي بالضرورة إلى اجتماعات أكثر فعالية. ولكي يكون تخطيط جدول الأعمال فعالا، يجب أن يكون متعمدا وأن يتم التعامل معه بعناية. يمكن تكييف جدول الأعمال مع احتياجات الفريق وزيادة المساءلة من خلال الوصول إلى الحاضرين لبنود جدول الأعمال. وينبغي تخصيص الوقت على أساس كل اجتماع على حدة، ويمكن أن يؤدي تعيين "ملاك" لبنود جدول الأعمال إلى زيادة المساءلة. حافظ على تحديث جداول الأعمال، وقم بتضمين تخصيصات الوقت، ونقل تحديثات الحالة نحو النهاية، وتعيين الملكية للموظفين غير المشاركين.

ما هو اجتماع المشي؟

اجتماعات المشي هي اجتماعات متنقلة مصممة لشخصين إلى ثلاثة أفراد ، مع تبني العديد من الشركات لهذه الممارسة. تدعم الأبحاث هذه الممارسة ، حيث أن المشي صحي ، مع فوائد صحية مثل تقليل أمراض القلب ، والتحكم في الوزن ، وتقليل خطر الإصابة بالسرطان والخرف ، وخفض الكوليسترول ، وتقوية العظام والعضلات. ترتبط اجتماعات المشي أيضا بين التمارين في الهواء الطلق والرفاهية ، حيث تظهر الدراسات زيادة الطاقة والتركيز والمشاركة بعد 90 يوما.

تم العثور على اجتماعات المشي لزيادة التركيز والإبداع ، مع 8.5٪ أكثر عرضة للإبلاغ عن مستويات عالية من المشاركة والإبداع. أجرى باحثو جامعة ستانفورد دراسة لفحص العلاقة بين المشي والإبداع ، ووجدوا أن المشي في الخارج أسفر عن أكبر دفعة إيجابية للإبداع في جميع الحالات الأربعة.

ما هو الاجتماع الدائم؟

يمكن أن تكون الاجتماعات الدائمة بديلا صحيا للاجتماعات التقليدية ، لأنها أقل استهلاكا للوقت وأكثر فعالية في تعزيز التعاون والمشاركة. أظهرت الدراسات أن الجلوس لفترات طويلة يمكن أن يؤدي إلى ارتفاع ضغط الدم وزيادة الكوليسترول وأمراض القلب والأوعية الدموية. ومع ذلك، يمكن أن تكون الاجتماعات الدائمة أيضا أكثر فعالية في الحد من الإرهاق وتعزيز بيئة أكثر شمولا.

وجدت دراسة تجريبية أجراها ألين بلودورن وزملاؤه أن اجتماعات الجلوس استغرقت وقتا أطول بنسبة 34٪ من الاجتماعات الدائمة ، ولكن تم تحقيق نفس الجودة في وقت أقل بكثير. بالإضافة إلى ذلك ، أدت الاجتماعات الدائمة إلى تعاون أفضل ، وتقليل امتلاك الأفكار ، وزيادة المشاركة.

عند تنفيذ الاجتماعات الدائمة ، من المهم أن تكون حساسا لطول الاجتماع وأن تأخذ في الاعتبار أي اختلافات في القامة البدنية بين الحاضرين. يمكن أن يساعد توفير البراز للجلوس عليه بدون طاولة في منع الترهيب.

يمكن أن يساعد دمج التنوع في الاجتماعات في الحفاظ على تجربة فريدة وممتعة. على الرغم من أنه قد يبدو روتينا قديما ، إلا أنه من الضروري مراعاة الفوائد المحتملة والتكيف مع الاحتياجات الفريدة لفريقك.

لماذا يجب الانتباه إلى العواطف في الاجتماعات؟

يمكن للقادة التأثير على مزاج الاجتماعات من خلال خلق فصل بين أنشطة الحاضرين قبل الاجتماع وأثناءه. تشمل التقنيات التحية وتقديم الوجبات الخفيفة وتشغيل الموسيقى.

تثبيط تعدد المهام وبدء الاجتماع بالقدم اليمنى ببيان افتتاحي هادف ، والاعتراف بإنجازات المجموعة ، وتذكير الحاضرين بقيم الاجتماع. يمكن للطرق المختلفة ، مثل اختبارات النقر ، ولعب الأدوار المتقدم ، ومناقشات الشركاء ، والتمدد ، أن تعزز الطاقة الجيدة واليقظة.

لماذا تعتبر الكتابة الدماغية طريقة فعالة في الاجتماعات؟

الكتابة الذهنية هي تقنية تستخدم الصمت لتوليد الأفكار وتحديد أولوياتها في الاجتماعات. يتضمن مشاركة الأفكار المكتوبة بالتوازي ، مما يسمح للحاضرين بالمشاركة بالتوازي دون التناوب. تتطلب العملية ميسرا لإدارة العملية وتذكير الجميع باحترام الصمت.

لقد ثبت أن الكتابة الذهنية تولد مجموعة واسعة من المحتوى والرضا ومستويات المشاركة ، حيث أظهرت دراسة حديثة أنها تنتج أفكارا أكثر بنسبة 20٪ و 42٪ أفكارا أصلية أكثر مقارنة بأساليب العصف الذهني التقليدية. يمكن أن تتخذ الكتابة الذهنية أشكالا مختلفة اعتمادا على احتياجات محددة ، ولكن جميعها تشترك في إمكانية إنتاج أفكار غير مصفاة دون المساس بالسلام وحسن النية.

 

الكتابة الدماغية المبسطة مع التصويت هي نسخة بسيطة ولكنها مؤثرة من الكتابة الدماغية ، حيث يجيب الحاضرون على مطالبة على الورق مرتبطة بهدف الاجتماع. تسمح هذه الطريقة بأن تكون الاستجابات الفردية غير ملوثة من قبل الآخرين أو ردودهم. الاختلاف الآخر هو تشجيع الحاضرين على التفاعل مع الأفكار المكتوبة لخلق المزيد من الأفكار.

ما هي الاجتماعات عن بعد؟

تؤثر التقنيات الجديدة بشكل كبير على الاجتماعات ، مما يتيح للحاضرين عن بعد التقديم من خلال الفيديو أو الواقع الافتراضي ، وتسهيل نقل المحتوى الفوري ، وتعزيز إنشاء المحتوى في وقت واحد. بيد أن الطابع الأساسي للاجتماعات لم يتغير، مع بقاء العناصر الأساسية كما كانت في القرن التاسع عشر. يتطلب أحد مواقف الاجتماعات المتعلقة بالتكنولوجيا نهجا مختلفا ، حيث يتصل جميع الحاضرين أو بعضهم.

هذا النوع من الاجتماعات مهيأ للفشل بسبب عدم وجود إشارات بصرية ، مما قد يؤدي إلى التسكع الاجتماعي وتحديات التواصل.

يمكن للحاضرين عن بعد الاندماج في الخلفية ، والمزج في الخلفية مع التعليقات الموضوعة جيدا. هذا النقص في المشاركة يؤدي إلى نتائج عكسية للاجتماع ، لأنه يمكن أن يؤدي إلى انقطاع ، وصعوبة في العثور على إيقاع التواصل ، وسوء التفسير المحتمل.

إن الافتقار إلى الإشارات المرئية وضعف جودة الاتصال يقوضان ثراء التواصل وقدرة الحاضرين على تنسيق اتصالاتهم. لذلك ، هناك حاجة إلى تغييرات أساسية في كيفية قيادة الاجتماعات لمواجهة هذه التحديات.

في الختام ، يمكن للقادة تحسين اجتماعاتهم من خلال مراقبة اجتماعاتهم الخاصة وتحديد علامات القيادة السيئة. تعزز القيادة الخادمة التواصل والتعاون الفعال في الاجتماعات من خلال إدارة الوقت والاستماع الفعال وإدارة النزاعات والمشاركة النشطة والضغط من أجل الإجماع. اجتماعات 48 دقيقة أكثر إنتاجية من 60 دقيقة . يمكن للاجتماعات فائقة السرعة ، مثل الاجتماعات التي تستغرق عشر أو خمس عشرة دقيقة ، أن تعزز الأداء الفردي والجماعي وسلوكيات السلامة. يشير قانون باركنسون إلى أن العمل يتوسع إلى أي وقت مخصص ، لذلك يجب على القادة اختيار مدة الاجتماعات بناء على الأهداف وجدول الأعمال والحضور. يجب أن يتضمن بناء جدول الأعمال في الاجتماعات تحديد المخاطر الرئيسية ، وتقييم المقاييس ، وتقييم العملية ، ومناقشات التحسين ، ونشر المعلومات ، والأنشطة الاستراتيجية ، وحل المشكلات ، والتعلم ، والاحتفالات ، والتنبؤ ، والفرص الجديدة ، والحوار ، وتخطيط الميزانية ، وقضايا المواهب ، وتقديم منتجات أو أفكار جديدة. مدخلات الموظفين مهمة أيضا لأن الاجتماعات هي تجارب مشتركة ، وتدعم الأبحاث مفهوم "الصوت" في الأنشطة المتعلقة بالعمل.

 

 

 

Original

It’s meeting time with